Een evenement laten organiseren klinkt als een luxe, totdat je zelf een bedrijfsfeest of jubileum hebt geregeld. Locatie, catering, techniek, vergunningen en gasten die op het laatste moment afhaken: het slokt tijd op naast je gewone werk. Een evenement laten organiseren door een bureau haalt een groot deel van die druk weg. Jij houdt de regie en het bureau doet het uitzoekwerk.
In dit artikel lees je wat een evenement laten organiseren inhoudt, wat het kost en hoe je een goede partij kiest. Ook komt aan bod wat er in Limburg extra speelt.
Een evenement laten organiseren wil zeggen dat je de planning en uitvoering geheel of gedeeltelijk uit handen geeft. Er zijn grofweg drie manieren.
Hoeveel je uitbesteedt hangt af van je budget en van je tijd. Een familiefeest vraagt om andere keuzes dan een bedrijfsfeest voor 150 mensen.
Tijd is de grootste factor. Een bureau dat zakelijke evenementen organiseert rekent voor een evenement van 100 tot 300 personen op 150 tot 300 uur werk, los van je normale taken. Zet dat naast je eigen agenda. Voor veel teams betekent een evenement laten organiseren dat het feest doorgaat zonder dat het dagelijkse werk stilvalt.
Zelf organiseren past beter dan een evenement laten organiseren als:
Bij grotere groepen, een programma met techniek of een locatie waar strenge regels gelden, is een evenement laten organiseren meestal de rustigere keuze. Je koopt er ervaring mee in. Een bureau kent de valkuilen en weet welke locaties waarmaken wat ze beloven.
Een evenement laten organiseren verloopt bij de meeste bureaus in vaste stappen. Een bureau uit Parkstad beschrijft het als briefing en concept, locatiekeuze, styling, productie, opbouw en afbouw. In de praktijk komt het hierop neer:
Vraag bij elke stap wie precies verantwoordelijk is. Een evenement laten organiseren werkt het best als jullie dat vooraf helder hebben.
De kosten van een evenement laten organiseren hangen af van het aantal gasten, de catering, de locatie en het programma. Een vast bedrag bestaat niet, maar een paar richtcijfers geven houvast.
Een Limburgse aanbieder van feesten noemt een all-in pakket vanaf 30 gasten voor €19,95 per persoon, met een duur van zes uur. Een andere aanbieder in de regio werkt voor een volledig verzorgd feest pas vanaf ongeveer 50 personen. Grote zakelijke evenementen liggen een stuk hoger: bij 250 tot 500 gasten gaat het volgens een bureau uit de zakelijke markt om €200 tot €500 per persoon of meer, exclusief btw.
Dit zijn indicaties, geen tarieven voor jouw situatie. Wat de prijs vooral bepaalt:
Vraag daarom een offerte waarin alle onderdelen apart staan. Dan zie je waar het geld heen gaat. Een evenement laten organiseren is pas eerlijk te vergelijken als de offertes dezelfde onderdelen bevatten.
Regels voor evenementen verschillen per gemeente. Wat in Maastricht nodig is, hoeft in Venlo, Roermond of Heerlen niet hetzelfde te zijn. Kijk daarom op de evenementenpagina van de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Voor beginnende organisatoren is de Evenementenhelpdesk een handige startplek.
Onderwerpen die je in elk geval bespreekt:
Bij een evenement laten organiseren kent een goede organisator de procedures en regelt de aanvraag. Vraag toch na wie de aanvraag indient en wie aansprakelijk is als er iets misgaat. Een evenement laten organiseren zonder gedoe kan alleen als je dit vooraf in de offerte vastlegt.
Een vast aantal weken voor elk evenement bestaat niet. Bij een groter evenement kun je rekenen op enkele maanden voorbereiding. De volgorde is wel bijna altijd gelijk:
Een evenement laten organiseren met weinig stress begint met stap 1 en niet met de locatie.
Bij een evenement laten organiseren plan je een kennismaking met twee of drie bureaus. Stel bij elk dezelfde vragen:
Let op signalen die om meer uitleg vragen. Een vage offerte, geen antwoord over vergunningen of alleen standaardpakketten zonder ruimte voor jouw wensen zijn zulke signalen. Vraag ook om referenties. Een goed bureau laat je graag zien wat het eerder deed.
Een evenement laten organiseren in Limburg betekent dat je de eigen sfeer van de regio kunt gebruiken. Veel aanbieders in de regio werken met streekproducten en een Bourgondische keuken. Locaties variëren van hoeves met meerdere zalen tot een tent op je eigen terrein. Het landschap van Noord-, Midden- en Zuid-Limburg biedt genoeg ruimte om buiten te vieren, mits je een plan B hebt voor het weer.
Houd ook rekening met carnaval. In die periode staat een groot deel van de provincie op zijn kop en zijn locaties en horeca druk bezet. Bij een evenement laten organiseren in die weken helpt het om eerder te beginnen.
Bij een evenement laten organiseren helpt een korte briefing het bureau snel op weg. Schrijf op:
Met deze vijf punten kan een bureau meteen een eerste voorstel doen.
Wat kost een evenement laten organiseren?
Dat hangt af van gasten, locatie, catering en programma. Een Limburgse aanbieder begint bij €19,95 per persoon. Grote zakelijke evenementen kosten een stuk meer. Vraag altijd een offerte op maat.
Hoe vroeg moet ik beginnen met een evenement laten organiseren?
Ruim van tevoren. Bij een groter evenement is enkele maanden voorbereiding verstandig, zeker als een vergunning nodig is.
Heb ik een vergunning nodig voor mijn evenement?
Dat bepaalt de gemeente. Kijk op de website van de gemeente of vraag het je organisator.
Kan ik een deel van mijn evenement laten organiseren?
Ja. Veel bureaus nemen alleen locatie, catering, techniek of styling over.
Vanaf hoeveel gasten loont een evenement laten organiseren?
Er is geen harde grens, maar een evenement laten organiseren loont sneller naarmate er meer gasten zijn en het programma complexer is. Je bespaart dan meer tijd en risico. Sommige aanbieders in Limburg beginnen pas rond 50 personen met een volledig verzorgd feest.
Vraag bij twee of drie partijen een offerte aan, met dezelfde briefing en dezelfde vragen. Vergelijk niet alleen de prijs maar ook wat erin zit. Een evenement laten organiseren gaat het best als je het goed voorbereidt. Dan heb je er straks vooral plezier van.
Terug naar Entertainment
